Notfallordner

Was passiert mit dem Unternehmen wenn der Chef plötzlich ausfällt, etwa nach einem Unfall oder im Zuge einer schweren Erkrankung? Mit einem entsprechenden Notfallplan kann und sollte man sich für diesen Ernstfall rüsten. Unverzichtbar ist es, rechtzeitig einen Stellvertreter oder Nachfolger zu benennen, der die Geschäfte weiterführt.

Dokumente für betriebliche Abläufe

Damit die betrieblichen Abläufe durch den Ausfall nicht gestört werden, sollte zudem eine Art von „Notfallordner“ bereitliegen, der alle für den Betriebsablauf wichtigen Dokumente und Anweisungen enthält.

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Dazu gehören insbesondere:

  • Handlungs- und Kontovollmachten
  • Vertretungspläne sowie wichtige Kontaktdaten etwa von Kunden, Lieferanten, Rechtsanwälten, Steuerkanzleien oder Wirtschaftsprüfern
  • Passwörter, Codes und PINs, beispielsweise für Computer oder für das Online-Banking
  • Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel, ihrer Aufbewahrungsorte oder Namen und Kontaktdaten der Personen, die die Schlüssel aufbewahren

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Weitere wichtige Dokumente

Vollständig ist ein Notfallordner freilich erst dann, wenn er alle Dokumente enthält, die das Unternehmen betreffen, auch wenn sie für das Alltagsgeschäft nicht unbedingt bedeutsam sind.

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Dazu gehören insbesondere:

  • Gesellschaftsverträge, Handelsregister- und Grundbuchauszüge
  • Policen von Lebensversicherungen, Berufsunfähigkeits- und anderen Versicherungen
  • Kreditverträge
  • Ehevertrag
  • Testament, Erbvertrag
  • Persönliche Daten zum Beispiel vom Führungspersonal und von weiteren wichtigen Personen
  • Bilanzen der vergangenen drei Jahre
  • Aktuelle BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertungen)
  • Vermögensaufstellung

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Die Unterlagen sollten zumindest jährlich überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Unterlagen und Schlüssel können bei einer hierfür geeigneten Stelle (zum Beispiel bei einem Rechtsanwalt, Steuerberater oder Notar) hinterlegt werden. Das Führungspersonal Ihres Unternehmens sollte über den Notfallordner informiert sein.